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我校实施护照签证一条龙服务-大连理工新闻网

作者:admin 来源:未知 更新日期:2019-05-15 浏览次数:

  我校实施护照签证一条龙服务-大连理工新闻网
我校实施护照签证一条龙服务提升服务质量 积极助推国际化进程 作者:李刚 来源:国际合作与交流处 时间:2012-06-26 12:26 “张老师,您去德国参会的签证已经办好了,请派学生来国际处205房间领取”——这是国际合作与交流处今年2月实施因公护照签证一条龙服务工作以来帮助教师办理的第100个签证。以前,持因公护照的教师出国申请经学校批准后,需要本人持学校出具的任务批件、政审批件到大连市外办护照签证处自行办理护照申请及签证事宜,手续繁琐、表格复杂。自从2011年9月国家开始签发电子护照以来,所有申请内容需要在专用系统中输入并生成带二维码的表格才能办理。办理一个国家的签证有的教师需要跑4-5趟市外办。出国手续的办理已经成为困扰广大师生,特别是那些视时间如生命的教授及科研人员的一种额外负担。为解决教师们的后顾之忧,使他们将更多的宝贵时间用在学校的科研和教学中,减轻他们的不必要负担,2月15日以来,该处出国(境)管理科将因公签证的办理事宜作为日常工作的一部分,充分发挥自身业务优势,以“为广大教工提供省时、省钱、省力”的出国境服务为宗旨,加班加点,创新工作方法和思路,重点通过以下3方面服务广大教工:一是实施邮件一站式通知服务。将办理护照及签证需要的准备材料(包括目的国家签证申请表及填写注意事项,机票酒店订单获取方法及保险的购买方法等)通过邮件一站式发送给申请者。对于较复杂的签证申请表,随信提供签证申请表样本。二是相关表格由国际处工作人员代填写。以前需要教工自己本人填写的护照履行手续表格及签证事项表、领取签证用的护照保函等4个表格都由国际处统一填写。三是所有护照及签证材料都由国际处统一初审并送交市外办。国际处虽然不能保证一次送交市外办的材料合格,但最大限度地减少了因为材料不合格造成的时间浪费。经过国际处初审合格后,约98%的材料一次递交合格。“以前我科室只负责校领导参加团组护照签证的具体办理,现在则负责全校持因公护照出访团组的办理,工作量可想而知。基本每个周三、周四都需要晚上加班,逐项审核老师的签证材料,以便在周五下午之前递交市外办护照签证处并邮寄出去,这样可以确保市外办北京办事处周一收到相关材料,以便所递材料在周二进使馆。虽然很累,不过每次签证办完后,老师的一声感谢是我最愉快的时候。虽然是部门自聘人员,不过看到自己的实际工作确实为教工活跃于国际学术舞台出了一份力,心里真是非常高兴和自豪。”被市外办护照签证处称为“签证批发户”的吕悦老师谈到签证工作时洋溢着对工作的热爱与自豪之情。(我校由于出国人员较多,不同于其他单位专办员一次办理1个团组,我们常常一次办理3个或者更多团组)打开吕悦老师的Foxmail,十几个日常工作用邮件模板呈现在笔者的眼前,这些模板基本涵盖了出国境工作的所有方面,只需要简单修改其中的小部分内容,即可回答老师关于出国境中的大部分疑问。通过创新工作方法和思路在一定程度上减轻了“人员编制没增加,工作量剧增”的窘迫局面。签证材料一般为PDF文件,通过实施并推广应用PDF打字机软件,建立了不同人员的签证信息库;通过日常业务的办理,完善了签证国家资料库,这些小的工作都大大提升了工作效率。因公护照签证一条龙服务工作的实施基本实现了“三赢”:1.为广大教工提供了“省时、省钱、省力”的服务,为教工赢得了更多的时间和精力用于教学和科研工作;2.国际处工作人员的业务能力得到了进一步提升,为自身在激烈的工作竞争中赢得了职业资本;3.专业工作由专业人士来做,通过专办员制度,融洽了我校与大连市外事办公室的关系,赢得了市外办的赞扬。一流的规划需要一流的服务作支撑,没有优质的服务,再好的规划也是一纸空谈。十二五国际化拓展规划中提出:到2015年,全校专任教师的60%广泛活跃于国际学术舞台,要实现这一目标,必须有一流的出国境服务作支撑。十二五规划的实施,给相关部门提出了新的要求和挑战,要求行政管理部门的管理和服务提水平,上特色,运用先进的管理办法,提高工作效率,加强服务意识,竭诚为教学和科研工作者服务,为我校国际化建设助力。据了解,我校是985高校中第一个实施免费的护照签证一条龙服务的学校(目前仅吉林大学实施,不过收费)。国际处将在此前工作的基础上,进一步完善业务流程,提升服务质量,逐步实施因公临时出国(境)网上申请审批,给广大教工提供更加优质的服务,努力实现“鼠标一点,签证到手”的服务,并在条件合适的情况下,加大对学生出国签证的服务力度。

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